Копии или оригиналы – какие документы нужны для оформления пособий?


Копии или оригиналы – какие документы нужны для оформления пособий?

Оформление фактически любого вида социальной помощи (в том числе – пособий на детей) требует наличия у гражданина подтверждающих тот или иной статус документов. Подавать заявления можно в различных инстанциях, но далеко не всегда понятно, можно ли включать в пакет собираемых документов копию той или иной бумаги вместо её оригинала. Неясности вопросу добавляет и распространённое мнение о том, что нотариально заверенная копия может приравниваться к оригинальному документу. Так ли это, и можно ли при подаче документов обойтись их копиями?

  • - Когда можно предоставить копию вместо оригинала?

    Правила выплаты и оформления пособий каждого типа регулируются определёнными законодательными актами, которые устанавливают вид документов, предоставляемых с заявлением. В качестве примера можно рассмотреть категорию «детских» пособий, выдача которых основывается на положениях приказа Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 No 1012н.

    Согласно данному акту, пакет документов, собираемый с целью получения того или иного пособия, может быть:

  • Принят сотрудниками организации, назначающей пособия, при личном посещении организации заявителем либо через законного его представителя;
  • Принят сотрудниками МФЦ;
  • Отправлен по почте на адрес организации;
  • Отправлен в электронном виде через сайт Госуслуг.
  • При этом в первых двух случаях обязательно понадобятся не только копии, но и оригиналы документов. Как правило, оригинал не изымается у гражданина, оформляющего пособие: после проверки на подлинность и снятия необходимых копий его возвращают. Если же принято решение подать документы через сайт Госуслуг, необходимо вместе с копиями предъявить также отсканированные версии оригинальных бумаг.

    Когда документы отправляются по почте, оригиналы их не требуются вовсе, но и простыми копиями не обойтись: это как раз тот случай, когда приняты могут быть только нотариально заверенные копии. Ещё один важный нюанс при отправке через почтовую службу – обязательное наличие даты отправления.

    Чтобы точно знать, нужны ли организации оригиналы документов, достаточно получить их перечень. Подобные перечни доступны как на сайте Госуслуг, так и по прямому запросу в той инстанции, которая принимает заявления.

    Что делать, если истекает срок действия документа?

    Все копии документов действительны и могут рассматриваться при оформлении того или иного пособия, пока действительны их оригиналы. Тем не менее, существуют справки и выписки, не ограниченные в сроке действия законодательно, но ограниченные локально, то есть – организацией, принимающей данный документ. Простой пример – так называемая справка о доходах, подтверждающая размер заработка гражданина. Она часто требуется для подтверждения статуса малоимущей семьи или для оформления кредита в банке. Организациям обычно необходима только последняя информация о доходах, поэтому справка берётся за крайние 3 либо 6 месяцев. Таким образом, если на момент подачи заявления справка не отражает актуальных данных (например, она была взята за 7 месяцев до оформления) – документы либо не примут, либо решение по заявлению будет отказным.

    Если срок действия какого-либо документа истек в процессе подготовки пакета, документ необходимо заменить. Тем не менее, если срок действия его истекает уже в период рассмотрения заявления – это, как правило, не становится причиной для отказа, поскольку государственный или региональный орган уже принял документы.

    Не стоит забывать, что документы с истекающим сроком действия подлежат своевременной замене: паспорт, к примеру, граждане РФ меняют в 20 и 45 лет. Свидетельство о рождении также подлежит замене в случае своего прихода в негодность, смены персональных данных (ФИО), обнаружения неточных сведений и т.д.

    Что делать, если принимаются только оригиналы?

    Некоторые фонды (н-р Фонд социального страхования Российской Федерации) при оформлении ряда пособий работают исключительно с оригиналами документов. В подобных случаях обязательно делается опись принимаемых документов, и один её экземпляр остаётся у сотрудников фонда, а второй – на руках у заявителя. Опись, помимо перечня переданных бумаг, содержит информацию о принимавшем их сотруднике и дате принятия.